Word│マイナンバー個人番号提供依頼の文書を作ろう!

マイナンバー制度の導入で、個人事業主でもその準備が必要になりましたね。




個人事業主の2つの立場

多くの法人企業の場合「給与等の支払者」としての立場でマイナンバーが必要になってきます。一方、個人事業主の場合「給与等の支払者」としての立場以外に「支払を受ける者」としての立場も交錯してきます。
この2つの立場を整理してみましょう。
まずは、「給与等の支払者」としての立場です。これは企業とほぼ同じです。従業員を雇い給料を支払っている場合、その従業員からマイナンバーを取得し、給与所得の源泉徴収票や社会保険関係の手続をする必要がでてきます。

また、個人に業務委託をしている場合、一定の額を超えると「報酬、料金、契約金及び賞金の支払調書」を作成する必要が出てきます。この場合には、業務委託先からマイナンバーを取得する必要がでてきます。

次に「支払を受ける者」としての対場です。取引先から一定の額以上の報酬を受け取っている場合、取引先にマイナンバーを提供する必要が出てきます。


要は

お金を払うときは個人番号を聞く。

お金を貰うときは個人番号を教える。

と言うことですね。





従業員や業務委託先(個人)からマイナンバーの取得をする場合

原則としては、マイナンバーを取得する際は「利用目的」を告げ「本人確認」を行います。また、利用目的を告げる際には、包括的な利用目的で構わないため、あらかじめマイナンバーの利用事務を洗い出しておき、源泉徴収や年金、医療保険・雇用保険に使うなど包括的な利用目的を告げた方がいいでしょう。
本人確認は番号確認と身元確認を同時に行う必要があります。個人番号カードがある場合、これだけで番号確認と身元証明が終了します。一方、通知カードや住民票の場合、通知カードと写真付身分証明書などで確認する必要がありますので注意してください。




個人番号を収集するときに

利用目的を明確にし、厳重な管理方法をお約束しなければいけません。

もちろん口頭ではなく、「書面」でします。


難しいのが身元確認。

「個人カード」がある場合は、これ1つで番号確認と身元確認が完了しますが、「通知カード」の場合は、写真月身分証明書などで確認する必要があります。

何が、身分証明書に該当する書類をしっかりチェックしておきましょう。





個人番号提供依頼文書と、身元確認書類の案内文書

文書の雛形はインターネット上に無料で公開されているものがありますので、参考にしながら、事業にあった内容に修正しましょう。




作成はWord、原本はPDFで保管

文書はワードで作るのが一般的です。


変更されたくないもの、間違った操作で内容が変更されては困るものは、原本をPDFにして保存しておくのがおススメです。


内容が新しくなったら、ファイル名に『○月○日改定』などと控えて、新しいバージョンで保存しましょう。


最新データだけではなく、発行したものは過去データも履歴として数年間は保存しておくとトラブル回避につながりますよ!

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札幌市南区・パソコンインストラクター 竹村真奈美のHP パソコンって苦手。をパソコンってスゲー!に変えちゃいます★

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