Excel|計算式を作る時の2つのパターン…計算式の中継地点を用意してね

新年の始まり、新年度の始まり…ひな形を用意する時期でもありますね。

今年のカレンダー、今年の家計簿…この時期に手書きからパソコンに切り替える方も多いのではないでしょうか?

新しいひな形を作る前に、どちらのパターンで行くか、ちょっと考えてみて下さい★





Excelの計算式を作る時の2つのパターン

  1. 長く複雑な計算式に挑戦する。すべてが自動化され、かっこいいひな形ができる!
  2. 分る範囲の計算式で作成する。段階を踏むので入力箇所が少し多い。


1番は、壊れたら一巻の終わりです。

特に次月分へコピーするときに数式の崩れは起こりやすく、その時には自分が参考にした情報も忘れ、修復不可能になる可能性も…十分に注意して、覚悟の上で挑戦する必要があります。


2番は、地味でも少し戻れば回復できます。

段階を踏んでいるから壊れても被害は最小限にとどまることも多いですね。





数式は全体が把握できる形で

複雑な数式はどのセルを参照しているのが分りにくくなり、結果が間違っている事にも気がつきにくくなります。

× 結果が間違っている=数式が壊れている

とは限らず、入力にミスがある場合もありますね。


自分が把握でいないものは何が悪いのか、原因の追究にとても時間がかかります。



電卓のメモリー機能が使えなくても何回かに分けて計算したら答えに辿り着くのと同じです。複雑になりそうな時は中継地点を用意して途中経過を確認してください。





不要なステップは隠す!

私は自分で使うものも、お客様に納品するものも、提案する場合も、「2番」の法則で基本的に出来るだけ単純な数式で作成します。


複雑な計算式と、ちょっと高度な関数は少し違います。


見慣れない関数を使っても、何のための計算なのか、分かりやすいように一つ一つを簡潔にし段階的に計算していきます。



計算にワンステップ必要な時は、最後に途中計算を「非表示」や「文字を白にして隠す」などすると、印刷や管理には見えなくてもよいものが消えてスッキリします。

文字ばかりでごちゃごちゃと見える場合は、文字を薄いグレーにするのもおススメ。「前月分」など現在の対象外の部分に適用してみてください。



▼セルの隠し方(非表示と白文字)



自分で理解できる表を作ることが長続きするコツですよ★


やっとできたひな形、どちらのパターンで作っても、原本として使い始める前のデータを残しておきましょうね!!

パソコンインストラクター竹村真奈美のHP

札幌市南区・パソコンインストラクター 竹村真奈美のHP パソコンって苦手。をパソコンってスゲー!に変えちゃいます★

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