Excel|セルの枠が上手く使えない…マニュアル・引継ぎ書を作る。

作業マニュアルを大幅に見直すとき、現在のデータを修正するより、初めから作成し直した方が余計なものがそぎ落とされてよい場合もあります。




マニュアルは検索しやすさを意識して

私は量の多いマニュアルはExcelで作ることが多いです。

基本の手順リストをベースに詳細は別紙としてシート管理できるからです。


シート管理すると検索がし易い。

ただし、Excelで様々な流れを纏めようとすると、セルの幅問題に必ずぶつかりますよね。


私はセルの結合は最終手段であまり使わず、「セル内の改行」と「罫線の工夫」で見易いレイアウトを考えています。

※結合のない表は、フィルタ機能も使いやすくなります。


印刷しなくても全体のバランスはA4用紙(紙の定番)に収まるように作ります。

※パソコンの画面で見るときは極力、横スクロールを避ける。





順序の番号は独立したセルに入力

下記サンプルの作業番号のように、番号は番号のみにのセルを用意したほうが、番号を振り直すときに、変更がとっても簡単です。手順詳細のはじめに「1、…」と番号から書き出すと、項目が追加になったときに、ひとつひとつの文章の修正が必要になります。



▼サンプル(我が家の家計簿日記手順です。)

こんな形もあるよ。の一例です。


作業番号を単独のセルに入力したかったので、「いつ」の欄を2つ設け大まかな時期(月初)と具体的な時期に分けて記載しました。ルーティーンの把握もし易くなりますね。


作業詳細のセルは結合していません。

Excel自体の枠線を非表示にして罫線を点線で区切りました。


※業務内容の「家計簿管理」と「作業」のセルは結合しています。後々、フィルタ機能をフル活用するのであれば、全てのセルに入力し文字色を白に設定(セルの色と同化)すると、入力されているのに見えないように扱うことが出来ます。



Excelはセルを丸ごと移動できると言う修正や変更に便利な点もあります。ボリュームによってExcelとWordを使い分けるとよいですね。

おうちサイズのパソコン教室_takemu

札幌市南区・パソコンインストラクター 竹村真奈美のHP パソコンって苦手。をパソコンってスゲー!に変えちゃいます★

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